§ 1 Präambel und Geltungsbereich der Konditionen

Die nachfolgenden Geschäftsbedingungen regeln in umfassender Weise die rechtlichen Beziehungen zwischen FutureFlow Systems, ansässig in der Maximilianstraße 35, 80539 München, Deutschland (im Folgenden als „Auftragnehmer“ oder „FutureFlow“ bezeichnet), und deren Auftraggebern (im Folgenden als „Kunde“ oder „Auftraggeber“ bezeichnet). FutureFlow Systems spezialisiert sich auf die Orchestrierung komplexer Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Workflow-Automatisierungstools (insbesondere n8n) sowie die Integration fortschrittlicher Modelle künstlicher Intelligenz (OpenAI API und analoge Technologien).

Diese Bedingungen gelten exklusiv für den gesamten gegenwärtigen und zukünftigen Geschäftsverkehr mit dem Kunden, auch wenn sie bei späteren Verträgen nicht erneut ausdrücklich erwähnt werden. Der Geltungsbereich erstreckt sich auf alle Beratungsleistungen, Softwareentwicklungen, Workflow-Implementierungen sowie Wartungsverträge.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden selbst bei Kenntnisnahme durch FutureFlow Systems nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich und in schriftlicher Form (z.B. per E-Mail an [email protected] oder Brief) zugestimmt. Die vorbehaltlose Erbringung von Leistungen in Kenntnis entgegenstehender AGB des Kunden stellt keine Zustimmung dar.

Das Angebot von FutureFlow Systems richtet sich primär an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbrauchergeschäfte sind, sofern nicht explizit anders vereinbart, nicht Gegenstand dieser AGB.

§ 2 Vertragsschluss und Vertragsgegenstand

Die Darstellung der Dienstleistungen auf der Website knotvfly.com oder in Marketingmaterialien stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (invitatio ad offerendum). Ein Vertrag kommt erst durch einen der folgenden Schritte zustande:

• Die explizite Annahmeerklärung durch FutureFlow Systems in Textform (Auftragsbestätigung).
• Die Gegenzeichnung eines individuellen Projektvertrages oder „Statement of Work“ (SOW).
• Den faktischen Beginn der Leistungserbringung durch FutureFlow Systems auf Wunsch des Kunden.

Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der individuellen Leistungsbeschreibung im jeweiligen Einzelvertrag. Gegenstand der Verträge können sein:

1. Beratungsdienstleistungen: Analyse bestehender Geschäftsprozesse und Konzeption von Automatisierungsstrategien (Dienstvertragliches Element).
2. Implementierung: Einrichtung von n8n-Workflows, Programmierung von Skripten (JavaScript/Python) und Anbindung von APIs (Werkvertragliches Element, sofern ein definierter Erfolg geschuldet ist).
3. Wartung und Support: Laufende Überwachung und Anpassung von Automatisierungen (Dauerschuldverhältnis).

Sofern im Vertrag nicht ausdrücklich als „Werkvertrag“ bezeichnet, handelt es sich bei Beratungs- und Entwicklungsleistungen im Zweifel um Dienstleistungen im Sinne der §§ 611 ff. BGB. FutureFlow Systems schuldet das fachgerechte Bemühen um die Erreichung der Projektziele, nicht jedoch einen spezifischen wirtschaftlichen Erfolg, da Automatisierungsprojekte von Drittanbieter-Schnittstellen (APIs) abhängig sind, deren Stabilität außerhalb der Kontrolle des Auftragnehmers liegt.

§ 3 Besondere Bestimmungen für KI- und Automatisierungsleistungen

Aufgrund der spezifischen Natur von generativer Künstlicher Intelligenz (z.B. OpenAI GPT-Modelle) und Workflow-Engines (z.B. n8n) gelten folgende erweiterte Bestimmungen:

3.1 Nicht-Deterministische Ausgaben
Der Kunde erkennt an, dass KI-Modelle auf Wahrscheinlichkeiten basieren. FutureFlow Systems kann keine Garantie dafür übernehmen, dass die durch KI generierten Inhalte (Texte, Code, Bilder) stets fehlerfrei, faktisch korrekt oder frei von „Halluzinationen“ sind. Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Ergebnisse vor der produktiven Nutzung oder Veröffentlichung durch qualifiziertes Personal prüfen zu lassen.

3.2 Verfügbarkeit von Drittanbieter-APIs
Die Funktionalität der von FutureFlow Systems erstellten Workflows hängt maßgeblich von der Verfügbarkeit und den Schnittstellen-Spezifikationen externer Anbieter (z.B. OpenAI, Google, Slack, Hubspot) ab. Sollten diese Anbieter ihre APIs ändern, einschränken oder abschalten („Breaking Changes“), so stellt dies keinen Mangel der Leistung von FutureFlow Systems dar. Notwendige Anpassungen der Workflows aufgrund solcher externen Änderungen sind gesondert zu vergüten.

3.3 API-Kosten und Konten
Sofern nicht anders vereinbart, ist der Kunde selbst dafür verantwortlich, Accounts bei Drittanbietern (z.B. OpenAI Platform) zu unterhalten und die anfallenden Nutzungskosten (Token-Verbrauch, API-Calls) direkt an den Drittanbieter zu entrichten. FutureFlow Systems haftet nicht für die Sperrung von Kundenkonten durch Drittanbieter aufgrund von Verstößen gegen deren Nutzungsbedingungen.

§ 4 Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Erfolg der Projekte von FutureFlow Systems hängt maßgeblich von der rechtzeitigen und qualifizierten Mitwirkung des Kunden ab. Der Kunde verpflichtet sich daher zu Folgendem:

• Zugänge: Bereitstellung aller notwendigen API-Schlüssel, Server-Zugänge (SSH, FTP), Datenbankzugriffe und Dokumentationen, die für die Durchführung der Automatisierung erforderlich sind.
• Datenqualität: Lieferung von Testdaten in ausreichender Menge und Qualität, um die Workflows vor dem Live-Gang valide prüfen zu können.
• Ansprechpartner: Benennung eines fachkundigen Projektverantwortlichen, der entscheidungsbefugt ist und für Rückfragen zeitnah zur Verfügung steht.
• Rechtmäßigkeit: Der Kunde versichert, dass er berechtigt ist, die zu verarbeitenden Daten an FutureFlow Systems und an die im Workflow eingebundenen Drittanbieter (z.B. OpenAI in den USA) zu übermitteln. Der Kunde stellt sicher, dass keine rechtswidrigen Inhalte verarbeitet werden.

Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nach und verzögert sich dadurch die Leistungserbringung, so gehen hieraus resultierende Zeitverschiebungen und Mehraufwände zu Lasten des Kunden. FutureFlow Systems ist berechtigt, den entstandenen Mehraufwand basierend auf den vereinbarten Stundensätzen in Rechnung zu stellen.

§ 5 Vergütung, Zahlungsmodalitäten und Verzug

Die Vergütung richtet sich nach dem individuellen Angebot. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise in Euro zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.1 Abrechnungsmodelle
Es gelten, je nach Vereinbarung, folgende Modelle:
a) Festpreis: Zahlbar nach definierten Meilensteinen (z.B. 50% bei Vertragsschluss, 50% bei Abnahme).
b) Time & Material: Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand auf Basis von Stundennachweisen, zahlbar monatlich.
c) Retainer/Wartung: Monatliche Pauschalen, zahlbar im Voraus zum 1. eines Monats.

5.2 Zahlungsziel und Verzug
Rechnungen sind, sofern nicht anders vermerkt, innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Mit Ablauf dieser Frist kommt der Kunde automatisch in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Während des Verzugs ist die Geldschuld mit 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz zu verzinsen. Die Geltendmachung eines höheren Verzugsschadens sowie der gesetzlichen Verzugspauschale von 40,00 EUR bleibt vorbehalten.

5.3 Aufrechnung und Zurückbehaltung
Ein Recht zur Aufrechnung steht dem Kunden nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von FutureFlow Systems anerkannt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Kunde nur ausüben, soweit sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

§ 6 Abnahme (bei Werkverträgen)

Soweit eine Werkleistung vereinbart wurde (z.B. Erstellung eines spezifischen n8n-Workflows mit definiertem Endergebnis), ist der Kunde zur Abnahme verpflichtet, sobald FutureFlow Systems die Fertigstellung anzeigt.

Die Abnahme gilt als erfolgt, wenn:
1. Der Kunde die Abnahme ausdrücklich erklärt (z.B. per E-Mail).
2. Der Kunde die erstellte Lösung operativ im Echtbetrieb (Produktion) nutzt.
3. Der Kunde innerhalb von 10 Werktagen nach Meldung der Fertigstellung keine wesentlichen Mängel in Textform rügt (Abnahmefiktion).

Unwesentliche Mängel, die die Funktionsfähigkeit der Automatisierung nicht gravierend beeinträchtigen, berechtigen nicht zur Verweigerung der Abnahme, sind jedoch im Abnahmeprotokoll festzuhalten und von FutureFlow Systems im Rahmen der Nacherfüllung zu beseitigen.

§ 7 Nutzungsrechte und Geistiges Eigentum (IP)

Sofern nicht anders vereinbart, räumt FutureFlow Systems dem Kunden an den erstellten Arbeitsergebnissen (Skripte, Workflow-JSONs, Konfigurationen) mit vollständiger Bezahlung der Vergütung ein einfaches, nicht ausschließliches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht für eigene betriebliche Zwecke ein.

Einschränkung bei Standardkomponenten:
Soweit FutureFlow Systems bei der Erstellung auf eigene, vorbestehende Bibliotheken, Standard-Module oder Open-Source-Komponenten zurückgreift („Background IP“), verbleiben die Urheberrechte bei FutureFlow Systems bzw. den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde erhält hieran lediglich das für die Nutzung der Arbeitsergebnisse notwendige, nicht-exklusive Nutzungsrecht.

Eine Weiterlizenzierung, Veröffentlichung oder der Verkauf der Quellcodes („Reselling“) an Dritte ist ohne gesonderte schriftliche Genehmigung durch FutureFlow Systems untersagt, es sei denn, der Vertragszweck (z.B. Entwicklung eines SaaS-Produkts für den Kunden) sieht dies explizit vor.

§ 8 Gewährleistung und Mängelhaftung

Für Werkleistungen leistet FutureFlow Systems Gewähr für die vereinbarte Beschaffenheit. Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt bei Verträgen mit Unternehmern 12 Monate ab Abnahme.

Tritt ein Mangel auf, so hat der Kunde diesen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 5 Werktagen nach Entdeckung, detailliert und reproduzierbar zu melden (Rügeobliegenheit). FutureFlow Systems ist im Falle berechtigter Mängel zunächst das Recht zur Nacherfüllung (nach eigener Wahl Mangelbeseitigung oder Neuherstellung) einzuräumen. Schlägt die Nacherfüllung mindestens zweimal fehl, kann der Kunde mindern oder vom Vertrag zurücktreten.

Keine Gewährleistung wird übernommen für:
– Fehler, die auf fehlerhafte Bedienung durch den Kunden zurückzuführen sind.
– Fehler, die durch Änderungen der Systemumgebung (Updates von Drittsoftware, Browsern, Betriebssystemen) nach Abnahme entstehen.
– Ausfälle von externen APIs (siehe § 3).

Bei reinen Dienstverträgen (Beratung, laufender Support) besteht kein Gewährleistungsanspruch auf ein Ergebnis, sondern ein Anspruch auf fachgerechte Ausführung. Mängel in der Dienstleistung sind unverzüglich zu rügen.

§ 9 Haftungsbeschränkung

FutureFlow Systems haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen, sowie für sonstige Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.

Haftung bei leichter Fahrlässigkeit:
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung von FutureFlow Systems auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Kardinalpflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf.

Haftungshöchstgrenze:
Soweit keine vorsätzliche Pflichtverletzung vorliegt, ist die Haftung für den vertragstypischen Schaden bei leichter Fahrlässigkeit auf die Höhe der Vergütung des betroffenen Einzelauftrags, maximal jedoch auf 25.000 EUR pro Schadensfall, begrenzt.

Datenverlust:
Für den Verlust von Daten haftet FutureFlow Systems nur insoweit, als der Kunde durch regelmäßige und gefahrentsprechende Anfertigung von Sicherungskopien (Backups) sichergestellt hat, dass die Daten mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können. Die Haftung ist auf den Wiederherstellungsaufwand beschränkt.

Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen und sonstige Vermögensschäden. Die Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes bleiben unberührt.

§ 10 Geheimhaltung und Vertraulichkeit

Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten Kenntnisse von vertraulichen Informationen und Betriebsgeheimnissen der jeweils anderen Partei zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur für Zwecke der Durchführung des Vertrags zu verwenden.

Als vertraulich gelten insbesondere:
– Alle technischen Daten, API-Keys, Algorithmen und Quellcodes.
– Kundenlisten, Geschäftsstrategien und Finanzdaten.
– Der Inhalt der zwischen den Parteien geschlossenen Verträge.

Von dieser Verpflichtung ausgenommen sind Informationen, die
a) der anderen Partei bereits vor Beginn der Zusammenarbeit nachweislich bekannt waren,
b) öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass dies auf einer Vertragsverletzung beruht, oder
c) aufgrund gesetzlicher, behördlicher oder richterlicher Anordnung offengelegt werden müssen.

§ 11 Laufzeit und Kündigung

Projektaufträge enden mit der Erbringung der Leistung und vollständigen Zahlung. Dauerschuldverhältnisse (z.B. Wartungsverträge) werden, sofern nicht anders vereinbart, auf unbestimmte Zeit geschlossen.

Ordentliche Kündigung:
Dauerschuldverhältnisse können von beiden Parteien mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende gekündigt werden, sofern im Einzelvertrag keine abweichende Frist (Mindestlaufzeit) definiert wurde.

Außerordentliche Kündigung:
Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für FutureFlow Systems insbesondere vor, wenn:
– Der Kunde mit der Zahlung einer Rechnung mehr als 30 Tage in Verzug ist.
– Der Kunde trotz Abmahnung gegen wesentliche Mitwirkungspflichten verstößt.
– Über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wird.

Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform oder Textform (E-Mail).

§ 12 Referenznennung

FutureFlow Systems ist berechtigt, den Kunden nach erfolgreichem Projektabschluss als Referenz auf der eigenen Website und in Präsentationen zu nennen und dessen Firmenlogo zu diesem Zweck zu verwenden. Der Kunde kann dieser Nutzung aus wichtigem Grund (z.B. strikte Geheimhaltungsvorgaben im Konzern) widersprechen.

§ 13 Schlussbestimmungen

13.1 Änderungen der AGB
FutureFlow Systems behält sich vor, diese AGB zu ändern, soweit dies aus triftigen Gründen (z.B. Gesetzesänderungen, Rechtsprechung, wesentliche Änderungen der Marktgegebenheiten) erforderlich ist. Änderungen werden dem Kunden spätestens vier Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen.

13.2 Erfüllungsort und Gerichtsstand
Erfüllungsort für alle Leistungen ist München. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist München, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. FutureFlow Systems ist jedoch berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

13.3 Anwendbares Recht
Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.

13.4 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.